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Nouveau un logiciel complet de CRM intégré (gestion de la relation client) à la GED

Nouveau Composant
Office 2007

Nouvelles
"Cartouches" Métier : Comptables, Avocats , Géomètre, CAC

Amélioré: indexit™ module de reprise de fichiers existants, intégre tous vos dossiers numériques existants sans saisie !

Partenaire Microsoft

Partenaire APROGED

Partenaire PC EXPERT

Scanners KODAK

 

Extrait de l’interview du directeur d'un cabinet de géomètres d'une trentaine de personnes réparties sur trois sites, paru dans PC EXPERT No175 MAI 2007,P66.

 

Eric Gross, PDG RG2,S.A

« L'idée de ce projet est venue il y a deux ans dans le cadre d'une démarche de réflexion menée autour de l'amélioration de la gestion des compétences du personnel.

Très vite, nous en sommes arrivés à la gestion des archives et j'ai alors rencontré Eric Gross, qui m'a présenté son logiciel Autoindexit™, Selon moi, la GED révolutionne avant tout les manières de communiquer et d'échanger.

Aujourd'hui, nous pouvons réellement parler de travail collaboratif.

J'entends, par là, la possibilité pour chaque employé de consulter simultanément le même document où qu'il se trouve ,et d'en être assuré.

Auparavant, chacun avait un fichier sur son serveur, en espérant que ce soit le même .
 La GED apporte également plus de réactivité au quotidien. Car, désormais, le client parle à toute la société et non plus à un intervenant ponctuel.

De plus, à partir d'une seule et même recherche, on accède à plusieurs documents venant de services différents. Si bien que, à mon sens, un projet de GED ne supporte pas l'entre-deux . II faut avoir tout dématérialisé. Aujourd'hui, un document papier qui arrive au cabinet est scanné et mis dans le système . En revanche, au lancement du projet, nous n'avons pas repris les dossiers papier existants pour les convertir en documents électroniques.

Les documents d'archives sont numérisés au fur et à mesure. Nous sommes, par conséquent, dans un processus d'amélioration continu de notre système d'information.

Sur notre site de Fontenay-sous-Bois, +70 000 documents (fax, courriel, etc.) alimentent déjà la base de données.

Si le zéro papier n'a jamais été un objectif, mais plus une conséquence, il est vrai que la consommation de papier a été considérablement réduite.

Le système nous a aussi permis de désengorger les serveurs de messagerie.En effet, pour diffuser un courriel à une personne en interne, il suffit d'envoyer un lien hypertexte vers les documents stockés dans la base de données.

Malgré tout, il ne faut pas perdre de vue qu'un projet de GED reste un grand chantier . Cela nécessite d'avoir une réflexion globale sur le mode de fonctionnement de son entreprise, puis d'accompagner le changement, Car la difficulté n'est pas seulement technique, elle est surtout de faire avancer ses collaborateurs dans la GED.

Pour cela, le chef d'entreprise doit non seulement y croire, mais pratiquer pour être convaincant, Après un an d'utilisation, 90 % des collaborateurs ne voulaient plus revenir en arrière. »



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